CONTROLANDO OS ESTOQUES COM INTELIGÊNCIA

aO LER ESTE ARTIGO ME AJUDOU MUITO NA MINHA ÁREA PROFISSIONAL QUE ATUO (ADMINISTRTIVO).

Espero que todos gostem

O estoque é um item que deve ser bem administrado dentro de uma organização e quando não administrado adequadamente pode trazer sérios danos às finanças da empresa, pondo em risco a saúde financeira da mesma.   Têm empresários que não conseguem responder algumas perguntas ou, quando respondem, não tem certeza do que dizem. Você controla o seu estoque? Qual o tipo de controle, Permanente ou Periódico? Alguns empresários administram os estoque no olhômetro ficando difícil responder àquelas perguntas. Outros questionamentos acerca do estoque podem ser como; Você sabe qual o valor do seu estoque hoje?  Você sabe quantas unidades de cada produto existem hoje em seu estoque?  Ou Você sabe qual é o seu estoque mínimo?   Ou ainda, Você sabe qual é o seu estoque máximo? Todos estes questionamentos são muito pertinentes e a má administração dos estoques pode levar uma empresa a enfrentar sérios problemas financeiros, como a falta de Capital de Giro em dinheiro que afeta em cheio o Fluxo de Caixa, obrigando o empresário a tomar capital de terceiros para honrar compromissos.   Ou seja, transformou disponibilidade em estoque sem saber de quanto em quanto tempo é o Giro do Estoque, sem saber qual o Estoque Mínimo que deveria ter daquela mercadoria ou qual o Estoque Máximo tolerável daquele produto sem comprometer as disponibilidades da empresa. Conhecendo-se os Estoques Mínimos e Máximos de cada produto, além do Giro, tornar-se-á mais fácil administrar uma parte das finanças de uma empresa.

            O estoque de uma empresa pode ser monitorado através do Controle Permanente ou do Controle Periódico. O Controle Permanente, como o próprio nome diz, monitora o estoque permanentemente. Isso quer dizer que há qualquer momento que se desejar saber o saldo existente de uma determinada mercadoria em estoque é só acessar o sistema e identificar a quantidade existente, pois, ele faz um controle individual das quantidades existentes de cada item do estoque através da Ficha Controle de Estoque. É como se você estivesse em sua empresa neste momento e desejasse saber qual a quantidade do item tal que tem no estoque neste momento; você acessaria o sistema e o mesmo lhe diria a quantidade existente neste momento. A partir deste momento é só fazer a contagem e ver se está batendo com a informação obtida no sistema. O Controle Permanente utiliza uma ficha para cada produto, onde estão identificados a data da movimentação, o histórico (compra, venda ou devolução), entradas, saídas e saldo existente. Este sistema necessita de um controlador de estoque para atualizá-lo constantemente, dando entrada das mercadorias que foram adquiridas e entraram para o estoque, bem como fazendo as baixas das mercadorias que foram vendidas e ou devolvidas. Caso o sistema não seja abastecido com as informações de entrada e saída de mercadoria, de nada adianta o sistema. O modelo da ficha de controle de estoque pode ser visualizado abaixo;

Modelo de Ficha Controle de Estoque

DATA	HISTÓRICO	ENTRADAS			SAÍDAS			SALDO
		QDE	VLR. UNIT	VLR. TOTAL	QDE	VLR. UNIT	VLR. TOTAL	QDE	VLR. UNIT	VLR. TOTAL

O controle através da Ficha Controle de Estoque facilita em muito a vida da gerência em termos de auditoria interna. Periodicamente, semanal ou quinzenalmente, a gerência poderá realizar auditorias e verificar se as quantidades estão batendo com os registros contábeis. O Controle Permanente possibilita, também, de a empresa fazer a contagem de todo o estoque em períodos pré-determinados (mensal, bimensal, trimestral, semestral, anual) confrontado os registros contábeis com as quantidades contadas no estoque. Este procedimento periódico facilita para a gerência no acompanhamento de perdas no estoque, inclusive podendo determinar metas de redução de perdas a serem atingidas pela empresa com o monitoramento e a redução a ser atingida. Em suma, o Controle Permanente possibilita saber as quantidades existentes no estoque a qualquer momento, desde que provido o sistema de informações.  Existem três processos utilizados para este tipo de controle que são o PEPS (Primeira mercadoria que Entrou, Primeira a Sair), UEPS (Última mercadoria que Entrou, Primeira a Sair) e o PMP (Preço Médio Ponderado). O mais utilizado pelas empresas é o PMP que é um meio termo entre os outros dois processos em relação ao Estoque Final, Custo da Mercadoria Vendida e o Lucro Bruto. O UEPS, que é restringido pela Receita Federal, proporcionará um Lucro Bruto menor entre os três processos, pois considerará um CMV (Custo da Mercadoria Vendida) maior em relação aos outros. O PEPS proporcionará um Lucro Bruto maior entre os três processos, pois considerará um CMV menor em relação aos outros processos. Abaixo um comparativo entre os três processos;

INVENTÁRIO PERMANENTE
PEPS	Estoque Final maior	C M V menor	Lucro Bruto maior
UEPS	Estoque Final menor	C M V maior	Lucro Bruto menor
PMP	Estoque Final médio	C M V médio	Lucro Bruto médio

De acordo com o quadro acima, o processo PMP apresenta seus resultados pela média, ao passo que os outros dois processos apresentam seus resultados a maior ou a menor que o PMP. Por isso o PMP é o mais utilizado, por ser o meio termo. Mas apesar de ser um controle altamente eficiente, se o controlador do estoque não ficar atento ao Estoque Mínimo, Estoque Máximo e ao Giro do Estoque, o controle não será tão eficiente quanto desejamos.

O Controle Periódico, diferentemente do Controle Permanente, não faz o controle individual das mercadorias ficando restrito às quantidades totais do estoque. Enquanto que no Controle Permanente pode-se saber as quantidades mínimas e máximas de uma determinada mercadoria e o giro do estoque, a qualquer momento, no Controle Periódico isso é feito de forma empírica, no olho, na verdade não se sabe. Este controle, o Periódico, é feito por muitos empresários da seguinte forma; à medida que o estoque vai esvaziando é feito novo pedido daquela mercadoria, tudo feito visualmente. Este controle só funciona mesmo se forem feitas contagens do estoque constantemente, de preferência ao mês. O problema deste controle é que geralmente as empresas só fazem a contagem do estoque uma vez por ano, mais precisamente no dia 31/12, por obrigação fiscal, e olhe lá se fazem mesmo. Chegado final do ano, as empresa fazem a contagem do estoque e utilizam a seguinte fórmula: CMV = EI + Co – EF.  O CMV, que representa o Custo da Mercadoria Vendida, será encontrado quando somarmos o Estoque Inicial de mercadorias (EI) mais as Compras de mercadorias (Co), diminuído o (EF) Estoque Final de mercadorias. Ao descobrir-se o CMV do período (mês, semestre ou ano), este será diminuído das vendas totais. Neste momento se saberá qual foi a margem bruta obtida. O Controle periódico não possibilita saber as quantidades exatas que cada item deve ter no estoque como informa o Controle Permanente, ele simplesmente informa as quantidades que sobraram depois de feitas as vendas. Para os desavisados que trabalham com este controle, se houve furtos ao longo do ano nos estoques, este só saberá quando apurar o resultado que será apurado com a seguinte fórmula:

Lucro Bruto = VENDAS – CMV

Se porventura a Margem do Lucro Bruto ficar aquém da esperada, possivelmente houve desvios no estoque e naquele momento, final de, ano provavelmente, é tarde demais para se fazer uma busca para se descobrir as causas dos desvios, porque eles puderam ter acorrido ao longo do ano todo.

Abaixo vamos simular o Controle Permanente de uma movimentação do item Refrigerador Master 780 litros nos meses de Maio, Junho, Julho e Agosto/X0 de uma empresa imaginária, utilizando a Ficha de Controle de Estoque pelo método PMP (Preço Médio Ponderado) sem dar a devida atenção ao Estoque Mínimo, Estoque Máximo e ao Giro do Estoque;

Autor: MARCUS VINÍCIUS MADRUGA RAMOS